Google Docs System Untuk Kantor Saya

Baru-baru ini, saya mencoba aplikasi Google Docs ( http://docs.google.com ). Awalnya, saya mendapat informasi tentang aplikasi ini lewat topik open document format di salah satu forum. Dalam forum tersebut, beberapa obrolan sempat menyinggung tentang Google Docs. Saya sempat mengira bahwa Google Docs adalah sebuah aplikasi yang bisa di-download layaknya Google Chrome. Ternyata saya salah, Google Docs adalah sebuah aplikasi berbasis web yang memiliki interface dan fungsionalitas layaknya aplikasi office stand alone. Akan tetapi, tentunya memiliki keunggulan tersendiri sebagai aplikasi berbasis web.

Singkat cerita, saya langsung meluncur ke TKP. Begitu masuk halaman utama, saya langsung disuguhi halaman login ke Google. Setelah itu, saya langsung menggunakannya dengan mensimulasikan seolah-olah saya membuat dokumen dengan satu akun google dan men-sharing-nya kepada beberapa user lain termasuk akun google saya yang lain ( NB : Saya mempunyai dua akun google ). Hasilnya luar biasa, dengan dua akun google saya bisa menggunakan keduanya untuk meng-edit dokumen yang sama tentunya dengan seijin pembuat dokumen. Selain anda bisa membuat dokumen langsung lewat web, anda juga bisa meng-upload file dokumen dalam bentuk open document format. Riwayat peng-edit-an fie yang bersangkutan juga dapat anda pantau lewat fasilitas RSS Feed yang berisi log tentang riwayat peng-edit-an file.

Dalam tulisan ini saya tidak ingin mengulas tentang cara penggunaan Google Docs, yang ingin saya komentari adalah konsep sistem seperti ini yang sangat membantu pekerja kantor yang acap kali berurusan dengan tukar menukar dokumen. Dengan sistem ini, tidak ada lagi file yang tergandakan dalam server. Riwayat peng-edit-an terekam jelas sehingga kendali atas file dapat dilakukan secara menyeluruh.

Saya mencoba mencontoh implementasi dari sistem ini di tempat kerja saya di BPKP ( http://www.bpkp.go.id ) . Katakanlah dalam sebuah penugasan audit, seorang anggota tim dan ketua tim membuat sekumpulan KKP ( Kertas Kerja Pemeriksaan ) dengan hak ubah untuk anggota tim dan ketua tim. Lalu, berdasarkan Kertas Kerja Pemeriksaan yang telah ada Sang Ketua Tim membuat laporan hasil audit dengan hak ubah kepada Pengendali Teknis, Kepala Bidang sebagai Pembantu Penanggung Jawab dan Kepala Kantor Perwakilan sebagai Penanggung Jawab. Setelah laporan selesai direview dan diberi tanda tangan secara digital oleh Kepala Kantor Perwakilan setelah sebelumnya direview oleh Pengendali Teknis dan Kepala Bidang ( karena jejak peng-edit-an terekam dengan baik dalam RSS Feed, maka laporan akan dapat dikontrol apakah dia sudah selesai di-review atau belum). Selesai direview, laporan bisa dicetak dan diperbanyak untuk selanjutnya dikirimkan pada pihak-pihak eksternal yang berkepentingan. Untuk pihak internal (kedeputian), dapat melakukan pencetakan sendiri bila diperlukan.

Keuntungan dari sistem semacam ini salah satunya adalah penghematan kertas karena tidak diperlukannya lagi kertas untuk mencetak draft laporan untuk kepentingan review laporan. Selanjutnya apabila sistem ini sudah berjalan dengan baik lewat server internal kantor, maka antara Ketua Tim, Pengendali Teknis, Kepala Bidang dan Kepala Kantor Perwakilan tidak perlu bertemu secara langsung hanya untuk membahas review laporan sehingga review laporan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Lebih jauh lagi implementasi dari sistem ini adalah berkurangnya kebutuhan pegawai untuk hadir di kantor. Katakanlah keadaan kantor seperti di kantor perwakilan BPKP di Kalimantan Barat yang memiliki lima kompleks perumahan. Apabila dari kelima kompleks perumahan BPKP tersebut bisa dihubungkan lewat jaringan WAN sehingga semua rumah memiliki koneksi WAN ke kantor, maka pegawai tidak perlu hadir di kantor hanya untuk mengerjakan tugas. Jadi, sepertinya kebijakan absen lewat sidik jari perlu direvisi ulang ( hehehe ).

Akhirnya, lewat perbaikan sistem ini tentunya kinerja dari instansi pemerintahan akan semakin baik dan seterusnya akan semakin menunjang kehidupan berbangsa dan bernegara di Indonesia.

Maju terus Indonesia!!!